社会保险业务档案管理规定

【导语】:本规定是为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规而制定。

  社会保险业务档案管理规定(试行)

  第一条 为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。

  第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。

  第三条 本规定所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

  第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

  社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。

  社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

  第五条 社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

  第六条 社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。

  第七条 社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。

  第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录。

  第九条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年,各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

  社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限,自形成之日的次年1月1日开始计算。

  第十条 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

  第十一条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

  鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员,以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

  鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。

  第十二条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,报同级人力资源社会保障行政部门备案,经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

  未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

  第十三条 社会保险经办机构按照有关规定,将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

  第十四条 社会保险经办机构有下列行为之一的,限期改正,并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的,依法承担赔偿责任:

  (一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;

  (二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;

  (三) 玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;

  (四) 违规提供、抄录档案,泄漏用人单位或者个人信息的;

  (五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

  第十五条 各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料,国家有特别规定的,从其规定。

  第十六条 本规定自2009年9月1日起施行。

 

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